Administrera användare

För vem?

Denna artikel vänder sig till dig som är administratör i Blikk och vill skapa, administrera, begränsa eller ta bort användare på ert konto, samt förstå vad som gäller kring licenser, avdelningar, schablonkostnader och prissynlighet.

Varför?

En korrekt hantering av användare säkerställer att rätt personer har tillgång till rätt funktioner och information i Blikk. Genom att ställa in löneuppgifter, scheman och schablonkostnader får ni ett korrekt projektresultat och smidiga löneunderlag. Att hantera licenser och begränsningar på rätt sätt hjälper er dessutom att optimera er licenskostnad och bevara historik även när personal slutar eller är frånvarande.

Hur?

1. Lägga till nya användare

För att skapa en ny användare går du till Kugghjulet > Generellt > Licenser & Användare och klickar på Lägg till användare.

Obligatoriska fält: Förnamn, Efternamn och E-post.
Attestansvarig: Varje användare måste ha en utsedd attestansvarig (antingen en användare med Total- eller Standardlicens, eller användaren själv).
Löneuppgifter: Om ni ska ta ut lönefiler från systemet måste personnummer, anställningsnummer samt löneform finnas angivet på användaren innan den första filen tas ut.
Inställningar & scheman: Om du i inställningarna för tid valt att dölja artikel vid tidsregistrering är det viktigt att se över vilken artikel som ska vara standard på användaren. Kontrollera även att användaren kopplas till rätt schema om ni har skapat flera scheman.
Licens & behörigheter: Då den nya användaren inte har någon licens förvald väljer du vilken licens användaren ska ha och granskar behörigheterna under licensen.
Välkomstmejl: Klicka på Lägg till användare och ange om välkomstmejl ska skickas direkt eller vid ett senare tillfälle.

2. Avdelningar och schablonkostnad

Avdelningar: Används för att dela upp anställda efter tillhörighet, vilket gör det möjligt att filtrera löneunderlag och rapporter per avdelning. Administreras under Administrera > Generellt > Avdelningar.
Schablonkostnad: Representerar företagets timkostnad för att ha personen i arbete (inklusive lön, semester m.m.). När en schablonkostnad ställs in på användaren under Administrera > Användare & Licenser redovisas kostnaden för personens arbetade tid på de projekt personen rapporterar på, vilket gör att ni kan följa projektens faktiska lönsamhet.

3. Begränsa åtkomst för användare (Vid längre frånvaro)

Gå till Administrera (kugghjulet) > Licenser & Användare, klicka på användaren och välj Begränsa åtkomst längst ned till vänster.

Effekt: Alla inställningar och historik lagras. Användaren kan inte längre logga in, väljas in på projekt eller visas i listan för löneunderlag.
Licenskostnad: En användare med begränsad åtkomst behåller sin licens och ni betalar fortfarande för den. Vid längre frånvaro (t.ex. föräldraledighet, tjänstledighet eller säsongsanställning) rekommenderas därför att först byta användarens licens till Light för att hålla nere kostnaden.
Återaktivera: Gå till Administrera (kugghjulet) > Licenser & Användare, bocka i Visa användare med begränsad åtkomst, gå in på användaren och klicka på knappen längst ned till vänster för att ta bort begränsningen.

4. Ta bort en användare permanent

För att ta bort en användare går du till Inställningar (kugghjulet) > Generellt > Licenser & Användare, klickar på användaren och väljer Ta bort längst ned till vänster. Du bekräftar borttagandet i följande steg:

Ansvarsområden: Välj i rullistorna vem som ska ta över personens ansvarsområden (projekt, kunder, offerter osv.). Framtida planering i resursplaneringen tas bort och kan inte flyttas över. (Finns inga ansvarsområden hoppas detta steg över).
Kontrollera data: Säkerställ att alla tidrapporter är attesterade, löneunderlag utskrivna och kvitton exporterade.
Licenshantering: Klicka på fortsätt och välj om du vill behålla licensen (kan tilldelas en ny användare) eller avsluta licensen (saldot justeras, men ingen återbetalning sker under pågående avtalsperiod).
Anonymisering: Välj om du vill anonymisera användaren eller inte.
- Vid anonymisering: Namnet ändras till "Borttagen användare" och personuppgifter rensas. Namnet visas inte i rapporter, men historisk data finns kvar.
- Utan anonymisering: Förnamn, efternamn, avdelning och resultatenhet finns kvar så att informationen fortsatt kan visas i systemet och i rapporter.
Slutgiltig bekräftelse: Bekräfta borttagandet. En borttagen användare raderas permanent och kan inte återskapas eller återaktiveras.

Viktigt att tänka på vid borttagning:

Tid och kvitton som användaren har registrerat finns kvar för uppföljning och fakturering, men kan inte längre ändras. Det går inte att välja en borttagen användare som ett eget urval i rapporter, så exportera alla nödvändiga underlag innan du tar bort användaren.

5. Synlighet av priser baserat på licens

Användare med licenserna Standard och Total kan se priser i systemet.
Användare med licenserna Light och Basic kan inte se några priser.

Support

Om du har några frågor om hur du hanterar licenser, användare eller behörigheter är du alltid varmt välkommen att kontakta vår support. Du når oss enkelt via e-post på support@blikk.se eller genom att skriva till oss i chatten via frågetecknet längst ner till höger i Blikk.