Gå igenom era inställningar för tid

För vem?

Denna artikel vänder sig till dig som är administratör i Blikk och ska ställa in eller översea er struktur för tidrapportering, scheman, aktiviteter och koder i systemet.

Varför?

Tid är en av de viktigaste funktionerna i Blikk. Tidrapporteringen påverkar både er fakturering ut mot kund och de anställdas underlag för lön. Genom att genomföra korrekta grundinställningar säkerställer ni att prissättning, fakturering, lönehantering och projektuppföljning blir så bra och smidig som möjligt. När grundinställningarna är skapade kan ni sedan bygga rapporteringsprofiler som anpassar utbudet för olika användare beroende på anställningsavtal och roller. I denna artikel visar vi exempel på hur sådana kan se ut.

Blikk är oerhört flexibelt och kompetent, vilket medför att inställningarna för tid kan göras på många olika sätt. Om du känner dig osäker på vilken uppsättning som passar just er bäst så kontakta oss gärna för att boka in en utbildning där vi kan hjälpa er att ta fram det bästa arbetssättet för just er organisation.

Hur?

Begrepp i tidrapporteringen

Tidsartiklar och aktiviteter kan användas i kombination med varandra för att styra prissättningen till kund.

Tidsartikel: Den artikel med typen Tid som rapporten knyts till och som ligger till grund för priset ut mot kund. Det skapas en standardartikel under Artiklar, men det går att ha flera.
Aktivitet: Kategorisering av utförda arbetsuppgifter (vilken typ av arbete som har utförts).
Tidkod: Vanligtvis Normaltid eller Övertid. Tidkoden fungerar som en omräkningsfaktor för pris och kostnad på tidsartikeln (priset till kund och projektets kalkylkostnad multipliceras med omräkningsfaktorn) samt styr vilka lönekoder som förs över till löneunderlaget. Här ställer man även in om tid utöver schema ska påverka användarens tidbank.
Tillägg: En artikeltyp för exempelvis OB, risk/smuts, höghöjd och jourtid som administreras under Artiklar.
Resa: Hämtar sina inställningar från systemartikeln Bilresa för registrering med privat bil. Standardpriset är priset per km ut mot kund om resan faktureras, och lönekoden skickas med i lönefilen om rapportören ska ha löneersättning. Tjänstebilar och företagsbilar läggs istället till via Inställningar (Kugghjulet) > Bilar.
Traktamenten: En egen artikeltyp för traktamenten som administreras under Inställningar > Artiklar och väljs in i tidrapporteringen i samband med att man väljer resa.

Generella inställningar

Under Tid & Kvitton > Inställningar anger du om resultatenhet och/eller bokföringsprojekt ska lagras på tidrapporten vid registrering. Om resultatenhet ska lagras kan du välja om den primärt ska hämtas från projektet (och i andra hand användaren) eller alltid från användaren.

Här finns även inställningar för företagskort och vilken verifikationsserie som ska användas vid bokföring. Bokföringskontona för företagskorten är en standardinställning där varje användare sedan kan lägga upp egna kort med specifika avräkningskonton (förberedda i ekonomisystemet). Har ni ingen integration med ett ekonomisystem kan du hoppa över detta steg.

Hantering av schema

Ett schema för heltid genereras automatiskt vid kontoskapandet. Du kan skapa separata scheman för deltid eller halvtid under Inställningar (Kugghjulet) > Tid & Kvitton > Schema > Lägg till schema.

Skapa schema: Ange ett schemanamn samt antal arbetstimmar per veckodag. Du kan skapa undantag (exempelvis för Skärtorsdag eller dag före röd dag) genom att klicka på Nytt undantag, ange datum, beskrivning och antal arbetstimmar.
Säsongsschema: Läggs till i ett existerande schema via Administrera (Kugghjulet) > Tid & Kvitton > Schema > [Välj schema] > Lägg till Säsongsschema. Ange från-datum, till-datum och timantal per dag.
Flerveckoschema: Skapas genom att välja Lägg till vecka om olika veckor har olika arbetstider. Systemet roterar veckorna löpande (vecka 1 startar om efter sista veckan). Vilken vecka schemat ska starta på för en specifik användare ställs in under Administrera (Kugghjulet) > Generellt > Licenser & användare > [Välj användare].

Obs! Det går inte att kombinera Säsongsschema och Flerveckoschema på samma schema.

Tidkoder, aktiviteter, interntid och frånvaro

Tidkoder: Gå igenom tidkoderna och se över om omräkningsfaktorn stämmer med era anställningsavtal samt att lönekoderna är korrekta.
Aktiviteter: Ett antal branschanpassade aktiviteter skapas upp automatiskt, men du kan ta bort, döpa om eller skapa nya utifrån er verksamhet.
Interntid: Avser ej fakturerbar arbetstid. Här kan du skapa nya interntidkoder eller döpa om befintliga.
Frånvaro: De vanligaste frånvarokoderna finns redan i systemet. Du kan lägga upp egna. Var bara uppmärksam på att lägga in rätt lönekoder.

Blikk erbjuder stor flexibilitet i hur tidinställningarna sätts upp. Om ni önskar hjälp med att ta fram det bästa arbetssättet för er organisation kan ni boka in en utbildning med oss.

Support

Om du har några frågor om era tidsinställningar eller behöver hjälp att komma igång är du alltid varmt välkommen att kontakta vår support. Du når oss enkelt via e-post på support@blikk.se eller genom att skriva till oss i chatten via frågetecknet längst ner till höger i Blikk.