Hantering av leverantörsfakturor

För vem?

Denna artikel vänder sig till dig som är administratör, ekonomiassistent eller projektledare i Blikk och vill hantera, följa upp eller vidarefakturera leverantörsfakturor som är kopplade till era projekt.

Varför?

Genom att koppla ihop Blikk med ditt ekonomisystem får du full kontroll över alla projektrelaterade leverantörskostnader utan att behöva göra dubbelarbete. Du får en tydlig översikt över kostnaderna per projekt och kan enkelt säkerställa att alla vidarefakturerbara leverantörsfakturor hamnar på kunden med rätt påslag så att inga intäkter missas.

Hur?

1. Projekt skapas i Blikk och kopplas till ett bokföringsprojekt

Flödet börjar med att ett projekt skapas i Blikk. För att leverantörsfakturor ska kunna kopplas rätt behöver projektet ha ett bokföringsprojekt.

Under Administrera > Integrationer > Ekonomisystem kan du ställa in så att det automatiskt skapas ett bokföringsprojekt i ekonomisystemet när ett projekt skapas i Blikk. Om du inte har denna funktion påslagen kan du göra det manuellt inne i projektet genom att klicka på + Skapa ett nytt bokföringsprojekt.

2. Bokföringsprojekt och leverantörsfaktura i ekonomisystemet

Bokföringsprojektet skapas i ekonomisystemet och när leverantörsfakturan kommer in registreras den där.

Det finns två inställningar när det gäller leverantörsfakturorna: antingen kan man välja att läsa in alla fakturor eller så väljer man att läsa in endast projektkonterade leverantörsfakturor. Väljer man det senare innebär det att fakturan behöver märkas i ekonomisystemet mot det bokföringsprojekt som projektet är kopplat till. En leverantörsfaktura kan vara konterad mot flera bokföringsprojekt, och kostnaderna delas då upp enligt hur de bokförts som separata leverantörsfakturarader i listan.

3. Importera leverantörsfakturor i Blikk

Leverantörsfakturan importeras i Blikk via fliken Leverantörsfakturor > Fakturering > Leverantörsfakturor > Uppdatera.

Den första gången en hämtning görs hämtar vi in leverantörsfakturor som har bokförts 30 dagar tillbaka i tiden. Därefter hämtar vi in de leverantörsfakturor som bokförts efter den senaste hämtningen.

4. Överföra och vidarefakturera

För att överföra fakturor markerar du dem i bockrutan ute till vänster och väljer en av knapparna längst upp:

• Överför markerade (grön knapp): Överför fakturorna till Blikk.
• Överför med vidarefakturering: Används om du vill att leverantörsfakturorna ska vidarefaktureras. Fakturorna får då inställningen att de ska faktureras kunden, och om projektet är inställt med ett påslag på leverantörsfakturor läggs det till automatiskt.

5. Se mer information och ändra detaljer

Genom att klicka på datumet på en faktura får du upp en ruta med mer information. Här kan du se eventuella bilagor samt ange om fakturan ska vidarefaktureras och vilket påslag som då ska göras. Här kan du även ange resultatenhet på leverantörsfakturan.

Support

Om du har några frågor om hur du ställer in din integration eller behöver hjälp med hanteringen av leverantörsfakturor är du alltid varmt välkommen att kontakta vår support så hjälper vi dig vidare.