Välkommen till Blikk. Denna guide är framtagen för att hjälpa dig som systemadministratör att enkelt och strukturera implementera Blikk Pro eller Blikk Business i verksamheten så att ni snabbt kommer igång på egen hand.
För vem?
Guiden vänder sig till systemadministratörer och projektledare som ansvarar för uppstarten och konfigureringen av Blikk Pro eller Blikk Business. Oavsett om ni är ett mindre team eller en större organisation ger denna guide dig steg-för-steg-instruktionerna du behöver för att sätta rätt grundinställningar.
Varför?
Att implementera ett nytt affärssystem kan initialt kännas överväldigande med inställningar som ska göras, arbetssätt som ska sättas och medarbetare som ska informeras. Genom att följa denna struktur säkerställer ni att alla grundinställningar görs rätt från början. Det ger er bästa tänkbara förutsättningar att anpassa systemet efter era unika behov, minska den administrativa bördan och få full kontroll över tid, projekt och ekonomi.
Hur?
Checklista & Steg-för-steg
Följ nedanstående steg i ordning för en smidig uppstart:
Steg 1: Rensa kontot på testdata
Under din kostnadsfria testperiod genereras testdata för att du ska kunna prova systemets funktioner. När kontot aktiveras behöver det rensas för att ge dig en ren yta att arbeta på.
- Navigera till Inställningar (kugghjulet) > Generellt > Företagsinställningar.
- Klicka på den röda knappen Rensa konto längst ned på sidan för att ta bort all testdata.
Steg 2: Fyll i företagsinformation och välj moduler
Ange kontaktuppgifter och grundläggande information om ditt företag samt aktivera de moduler ni planerar att använda.
Läs mer om hur du anger företagsinformation och väljer moduler.Steg 3: Koppla ihop Blikk med ditt ekonomisystem
Blikk fungerar utmärkt fristående, men genom att integrera det med ditt ekonomisystem underlättar du fakturering och bokföring avsevärt. Ni kan enkelt integrera med marknadens vanligaste system:
Steg 4: Importera data från ekonomisystemet
Spara tid i uppstarten genom att läsa in befintligt register direkt från ditt ekonomisystem:
- Importera kunder
- Importera bokföringsprojekt
- Importera resultatenheter
- Importera och se över artiklar
Steg 5: Ställ in parametrar för tidrapportering
Eftersom rapporterad tid påverkar både löne- och fakturaunderlag är det viktigt att inställningarna speglar ert arbetssätt från start.
Steg 6: Bjud in användare och partners
När grunderna är på plats bjuder du in medarbetare och eventuella externa samarbetspartners.
Medarbetare
Läs mer om att Lägga till användare, Importera användare samt skicka Välkomstmejl.
Redovisningsbyrå
Bjud in din redovisningsbyrå så att de kan hämta löneunderlag och kommunicera via den kostnadsfria partnerportalen
Mobilapp
Se till att alla laddar ner den kostnadsfria mobilappen för enkel tidrapportering och kvittohantering på språng.
Lägg till kontakter
I kontaktregistret hanterar du alla dina affärskontakter, både företag och personer. På varje kontakt har du möjlighet att ange vilken relation ni har, exempelvis om det är en kund eller leverantör. Du kan även se om det finns uppgifter, ordrar, projekt eller affärsmöjligheter kopplade till kontakterna.
Skapa projekt
Projektmodulen ger dig full koll på alla kommande, pågående och avslutade projekt. När du skapar ett nytt projekt anger du vad det går ut på, när det ska påbörjas och om det ska kopplas till någon av dina kontakter. Kanban-tavlor och checklistor hjälper dig sedermera att driva projektet framåt.
På projektet ställer du in vilka medarbetare som ska delta och vilka priser som ska gälla för tid och artiklar. Du kan även göra kalkyler för tid och ekonomi samt följa upp utfallet i realtid.
- Se demo av modulen
- Projekt – Introduktion
- Skapa projekt
- Masskapa projekt
- Inställningar för projektnummer
- Så här kan du arbeta med prissättning
- Skapa samlingsprojekt (Pro)
Tidrapportering
I tidrapporteringsmodulen kan du enkelt redovisa interntid och frånvaro samt arbetad tid mot särskilda projekt, arbetsordrar, enskilda uppgifter eller aktiviteter. Tidsregistreringen kan även kompletteras med bilresor, traktamenten, tillägg, material, maskiner och utrustning, beroende på vilka artiklar som finns upplagda i systemet.
- Se demo av modulen
- Inställningar för tid
- Tidrapportering
- Resor och traktamente
- Interntid
- Frånvaro
- Attest av tidrapporter
Registrera kvitton och utlägg
Slipp kvittohögar en gång för alla. Genom att fota av och registrera dina kvitton digitalt, via dator eller Blikks mobilapp, förenklas både löne- och utläggshanteringen.
När kvitton registreras i Blikk anger du om kostnaden ska debiteras ett visst projekt samt om det betalats med ett privat- eller företagskort. Privata utlägg som ska ersättas vid löneutbetalningar följer med på löneunderlaget, medan inköp som gjorts med ett företagskort kan bokföras som en kostnad via integrationen till ekonomisystemet.
Med tilläggstjänsten kvittotolkning kan du minska den manuella hanteringen ytterligare. Tolkningen fungerar både i desktop och mobilappen och läser automatiskt in datum, belopp och moms. Med tid lär sig tolkaren att känna igen samt föreslå hur olika typer av kvitton ska konteras.
- Se demo av modulen
- Inställningar för kvitton och utlägg
- Så här registrerar du ett kvitto
- Kvittotolkning
- Attest av kvitton
- Bokföring av kvitton
Skapa kompletta löneunderlag
När tidrapporter och utlägg har attesterats kan du skapa kompletta löneunderlag. Underlaget kan sedan exporteras i PDF-format och SIE-filer för enkel import till marknadens vanligaste lönesystem: Fortnox lön, Visma lön, Crona lön, Kontek lön, Hogia Plus och PAXml.
Skapa kompletta fakturaunderlag
Tid, utlägg och artiklar som har rapporterats på projekt kan sammanställas till kompletta fakturaunderlag. Du kan själv styra hur underlaget ska se ut, lägga till rader och information, välja uppställning och detaljnivå samt om något ska faktureras senare. Underlaget kan sedan föras över till ditt ekonomisystem för vidare fakturering.
Driv affärerna framåt med säljtavlan (Pro)
I modulen affärsmöjligheter får du som Pro-användare full koll på företagets affärer. Med hjälp av säljtavlan kan du bygga upp ett överskådligt flöde som återspeglar er säljprocess. Den intuitiva drag and drop-funktionen gör det sedermera enkelt att föra affärerna framåt – från första kontakt till offert, förhandling och vunnen affär.
Samla dina avtal i ett överskådligt register (Pro)
Avtalsmodulen gör det möjligt att samla dina avtal i ett överskådligt register. Alla avtal som laddas upp kan förses med avtalsperioder, bevakningsdatum och uppsägningsperioder. På så sätt får du full koll på när avtal är på väg att löpa ut eller måste förnyas. De kan dessutom skickas ut för digital signering via BankID, Freja eID och andra säkra signeringsmetoder.
Följ upp och utvärdera nyckeltal (Pro)
Med modulerna rapporter och analys har du möjlighet att i realtid följa upp, utvärdera och analysera viktiga nyckeltal som kostnader, intäkter samt fakturerbar och rapporterad tid. Få full inblick i din verksamhet och ta mer välinformerade beslut som hjälper dig att öka lönsamheten.
Support och hjälp
Om du behöver stöd under uppstartsfasen eller vill bollas kring inställningarna finns Blikks support alltid till hands för att hjälpa dig vidare.